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成都中医药大学举办国际会议管理办法
点击数:581   时间:2014-11-14      

一、国际会议的归口管理

    国际合作与交流处是学校申办和举办在华国际会议的归口管理部门,校内各办会单位负责国际会议举办的具体事务。

 

二、国际会议的预报

1.一般性的国际会议(参会外宾规模在300人以下,总人数在800以下):上半年的会议在当年1月底之前预报会议计划,下半年的会议在当年9月底之前预报会议计划。

2.不涉及敏感政治问题,外宾人数30人以下的小型自然科学学术类国际会议可不用预报计划,但必须按规定提前3个月报批。

3.重大的国际会议(参会外宾规模在300人以上,总人数800以上):每年9月底预报下年度的国际会议计划。

 

三、举办国际会议程序

1.向国际合作与交流处提交申请材料。办会单位至少在对外承诺前5个月将书面申请送达国际合作与交流处。提交材料包括申请书、会议预报表、系列会议自评报告(若为系列会议)等,其中申请书包括:

1)国际会议名称的全称(应为中、英文);主办单位、合办/协办单位、委托承办单位名称(国外单位应注明中外文全称);

2)举办会议日期、会期、地点;

3)举办会议的必要性、预期达到的目的、利弊分析;

4)参会人员范围、会议规模及外宾人数;是否邀请党和国家领导人、省级政府领导人出席;

5)会议举办的形式、主题、议题和主要内容;

6)会议经费来源及经费预算;

7)拟邀请外方重要参会人员中(英)文姓名、单位、职务及论文题目;

8)如有赞助,提供正式赞助函件或合同副本;

9)会议组织单位联络人员及联系方式。

10)其他要求的内容

2.国际合作与交流处上报学校校长办公会及党委常委会批准,批准后出文上报省教育厅、省人民政府外事侨务办公室审批。

3.获上级批件后,会议举办者可对外承诺或发会议通知。

4.正式举办会议。由各办会单位负责国际会议的具体事务。

5.会议结束后,向国际合作与交流处提交总结材料。

会议结束后1个月内,办会单位完成境外参会人员,特别是专家信息登记及会议有关重要内容,交国际合作与交流处上报有关单位。总结报告的主要内容如下:

1)会议名称、时间、地点、与会人员、主题、协办单位和学术牵头人。

2)简述会议学术内容,如国际上本学科的动向、趋势、水平介绍和评价,与会国内外著名学者的最新研究成果和动向,结合会议交流信息,突出重点,侧重创新,述评结合。

3)会议反映出来的我在该学科领域与国际水平的差距,存在的问题和建议等。

4)反映会议学术信息动态的论文集出版情况。

5)召开会议及会议期间的典型照片15——30张,每张照片附上简单文字说明。

所有资料的纸制版与电子版请一并提交。

四、相关要求和注意事项

1. 未经批准,校内任何单位不得对外申办或承诺举办国际会议。

2.原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。极个别确实必要的,原则上由会议举办地的单位向其上级主管部门申报审批,未经批准不得对外承诺。不宜在会议期间组织跨省市地区的学术考察活动。

3.涉及如第几届.....国际会议,或“..........国际会议时,需将这些固定机制的年会举办背景、实效性以及后续学术力量保障等详细信息整理成“.....系列会议自评报告,随会议申请一起递交。

4.我校一般不邀请外国官员与会。如确需邀请,须专门报告其参加会议的必要性并获批准后才能发出正式邀请。

    5.拟参会的台湾代表只能以中国台湾或中国台北TAIWAN,CHINA OR TAIBEI,CHINA)某单位的身份与会。

 

 

 

 
 
 

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